La mise en place d’une GED
La GED ou Gestion Électronique de Documents est une solution logicielle prenant en charge la gestion du cycle de vie d’un ensemble de documents électroniques. Elle permet de piloter automatiquement les différentes étapes de l’existence d’un document : création, stockage, partage, archivage et destruction. Ces solutions s’adressent aux très grandes entreprises, mais également aux PME qui peuvent y trouver de grands avantages. La mise en place d’un processus de gestion électronique de documents est proposée par des prestataires externes et se fait généralement en plusieurs étapes. Tout commence avec la numérisation de tous les documents papier de l’entreprise. Cette première étape est simple et prend parfois du temps selon la quantité de documents dont dispose l’entreprise, mais elle est surtout indispensable pour la dématérialisation des documents. On passe ensuite à l’archivage électronique, c’est-à-dire le classement et le stockage des documents. Les documents doivent être triés et stockés de sorte que leur consultation soit fluide et évidente pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Enfin, il est indispensable de vérifier certains enjeux de la gestion documentaire comme la traçabilité, la structuration du partage ainsi que l’utilisation d’un classement automatique.
Les avantages de la Gestion Électronique de Documents
La mise en place d’une dématérialisation de documents est une solution avantageuse pour bon nombre d’entreprises. Même si la mise en place est coûteuse et que cela nécessite une mutation totale dans l’organisation de l’entreprise, cette solution est vite rentable pour l’entreprise. En effet, ce système garantit tout d’abord un accès permanent à l’information quel que soit le terminal utilisé, ainsi que la gestion des versions et d’un traçage clair et précis des modifications effectuées. La GED permet ainsi une vision globale des documents, et ce, en toute transparence. Grâce à son système de classement, trouver un document se fait facilement et avec une grande rapidité ce qui diminue considérablement le risque de perte d’informations importantes. Le contrôle des informations sensibles est alors renforcé et il est aisé de maîtriser les droits d’accès à chaque document. La Gestion Électronique de Documents est donc une solution efficace pour les entreprises et contribue à l’amélioration de l’organisation interne.
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