La dématérialisation est l’un des grands enjeux de la transition numérique des entreprises, notamment pour une meilleure productivité.
Qu’est ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à substituer des documents papier en fichiers numériques. Il existe deux types de dématérialisation, la “native”, qui consiste à recevoir tous les nouveaux documents sous format numérique et la “duplicative” qui vise à numériser des supports papier. Quoi qu’il en soit, cette méthode doit être accompagnée par une GED (une gestion électronique des documents), qui permet de gérer, stocker et modifier les documents.
Souvent la porte d’entrée vers le zéro papier, cette démarche permet de numériser et centraliser tous types de documents. Des documents financiers : factures, bons de livraisons, bulletin de salaire, ou commerciaux : contrats, bons de commande, fiches produits, grilles tarifaires etc., tout en leur donnant une valeur juridique. En effet, d’après la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur juridique que leurs homologues papier.
Les intérêts de la dématérialisation
La dématérialisation permet l’automatisation complète du traitement des données, l’accélération des délais de transmission et une meilleure traçabilité des documents.
Le partage et l’envoi des documents sont facilités, ce qui permet aux équipes de gagner un temps considérable, et d’accéder en quelques clics aux documents et aux informations souhaités. Plus besoin d’être sur place pour consulter ou modifier un document. Au quotidien, cette dématérialisation permet aux collaborateurs d’améliorer leur productivité et de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Enfin, l’un des avantages les plus évidents, c’est le gain de place. Dématérialiser l’ensemble de ces documents évite le stockage massif, et par la même occasion permet de réduire les coûts liés au stockage, à l’envoi et à l’achat de papier et d’encre.
Chez Coockpit, nous apportons des solutions pour tirer profit de la dématérialisation lorsque nous digitalisons vos processus ! Alors qu’attendez-vous ?
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