Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
La gestion de projet n’est pas une tâche facile. Elle est souvent associée à la gestion des délais. Pourtant ce n’est pas tout. Elle regroupe bien plus que ça. De la définition des objectifs au suivi de l’efficacité du projet, elle est n’est pas chose aisée. Cela est d’autant plus délicat quand les projets s’accumulent, nous sommes encore plus confrontés aux difficultés et aux imprévus. La mauvaise communication interne, le manque de temps, l’absence de visibilité sur l’avancement des projets…Pour faire face à toutes ces difficultés et les anticiper, il est primordial d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Coockpit vous partage les bonnes raisons d’opter pour un outil pour optimiser la gestion de vos projets.
Un outil de gestion pour la planification et hiérarchisation des tâches
Après avoir compris et défini les différents objectifs d’un projet, il est question de le planifier. La planification est une phase primordiale qui ne doit surtout pas être bâclée.
Créer et affecter des tâches
A l’aide d’un logiciel de gestion de projet vous aurez la possibilité de gérer les différentes actions nécessaires pour structurer votre projet.
Il est essentiel de faire preuve d’organisation pour la gestion de tous vos projets. Afin d’assurer la réussite de ceux-ci, la répartition des tâches est un élément clé. En effet, découper un projet en différentes petites composantes facilite la réalisation. Le partage et l’attribution des tâches se doit donc d’être claire pour tous les acteurs d’un projet. Les demandes de travail sont souvent émises sous diverses formes. Que ce soit par mail, verbalement ou encore un post-it collé sur votre bureau…compliqué de s’y retrouver.
A l’aide d’un logiciel de gestion, vous pouvez assigner une ou plusieurs tâches à accomplir aux différents collaborateurs. En l’utilisant, vous êtes sûr de confier les tâches aux bonnes personnes et au bon moment !
Définir des délais et prioriser les missions
Il est vrai qu’il est toujours possible d’effectuer différentes tâches en même temps. Cependant cela peut être contre-productif quand il s’agit d’une tâche urgente ou une tâche qui demande beaucoup de concentration. Afin d’améliorer la productivité, vous avez la possibilité de prioriser les tâches. En utilisant un outil de gestion de projet, vous classez les missions par catégories pour les hiérarchiser et mieux les affecter en fonction des compétences de vos collaborateurs.
Bien évidemment, la réalisation de ces tâches doit respecter des échéances. Fixer des délais ambitieux peut être tentant mais assurez vous tout de fois de fixer des délais réalistes pour le projet mais aussi pour les collaborateurs (Attention à la surcharge de travail…) Une solution logicielle vous permet de fixer les échéances de toutes vos tâches et sous-tâches. C’est l’outil idéal afin de piloter correctement vos projets.
Gagner en visibilité sur l’avancement des projets
L’accomplissement d’un projet nécessite absolument de suivre l’avancement de celui-ci. Il est très important de savoir où l’on va. Pour cela vous devez assurément avoir une lisibilité pour comprendre, agir et anticiper. Avoir une vue claire en un coup d’œil sur toutes les tâches déléguées vous facilite pour prendre des décisions afin de réduire les risques liés à la gestion de votre projet.
En vous servant d’un outil de gestion, il vous sera simple d’évaluer et affecter de nouvelles ressources matérielles ou humaines. Par exemple vous savez rapidement par exemple quel collaborateur est en retard dans la réalisation de ses tâches et qui est disponible pour lui apporter du renfort. De plus, des notifications vous alerte sur l’activité du projet et vous assure qu’aucun collaborateur ne passe à côté d’informations clés.
Vous êtes donc capable de prendre des décisions perspicaces et ce, rapidement. Avec votre outil tout en un, vous n’avez plus à jongler entre différents fichiers ou outils. Ainsi vous évitez de prendre du retard dans la réalisation de chaque mission et donc dans la mise en œuvre de votre projet.
Suivre l’exécution d’un projet en temps réel vous donne l’opportunité d’être souple et agile. De cette façon, vous pouvez informer vos clients de certains changements ou de réajuster les objectifs ou étapes du projet.
Après avoir clôturé un projet, il faut prévoir une étape d’évaluation des performances de l’exécution du projet. Il s’agit de mesurer et connaître les résultats de votre travail. Ce qui est tout à fait possible en utilisant un logiciel de gestion.
Le logiciel de gestion de projet comme outil collaboratif
La communication est au cœur de la gestion de projet, elle est essentielle pour mener à bien l’exécution de celui-ci. Le logiciel de gestion de projet centralise l’ensemble des données nécessaires concernant chaque projet. Différentes fonctionnalités autorisent les collaborateurs à se partager des documents et mieux communiquer entre eux. En ayant accès à toutes ces données, il n’est plus question de se perdre dans les mails, les feuilles et les montagnes de post-it. C’est un vrai gain de temps pour toute l’équipe. Véritable logiciel collaboratif, il améliore clairement la communication et donc la productivité de votre équipe.
Vos collaborateurs sont mobiles, votre outil de gestion l’est aussi. Certaines solutions logicielles de gestion de projet sont accessibles via un navigateur web, de n’importe où. On parle alors de SaaS.
En bref
ORGANISATION c’est le maître mot pour une gestion optimale de vos projets. Pour atteindre vos objectifs, le logiciel de pilotage de projet sera votre meilleur allié. Le module de gestion de projet de Coockpit vous permet de planifier et suivre l’avancement de vos projets. Polyvalente, c’est une solution collaborative qui améliore la communication interne et la productivité de vos équipes.