La Maison DEBEAULIEU, créée en 2013, est une enseigne spécialisée dans les compositions florales. En charge de la conception et décoration de nombreux événements prestigieux tels que la plupart des défilés lors des fashion weeks, la décoration de hauts lieux du luxe et la composition originale de bouquets. Entouré de son équipe, Pierre BANCHEREAU aime réinterpréter les compositions classiques et l’association de fleurs oubliées ou insolites.
A la tête d’un studio et d’une boutique, Pierre s’est demandé comment il pouvait faciliter le flux d’informations entre les membres de son équipe, suivre la production de sa société, dématérialiser les papiers qui s’entassent jours après jours. Il devait trouver un outil qui permettrait à ses équipes de se concentrer sur l’essentiel : leur activité artistique.
Début 2020, il contacte l’équipe de COOCKPIT pour co-concevoir sa future application métier ; après un atelier collaboratif, le nom du projet est trouvé par les équipes opérationnelles : DIGITALIS. 6 mois plus tard, l’application est utilisée tous les jours par Pierre et ses équipes pour gérer et suivre la production de la Maison DEBEAULIEU.
Pierre BANCHEREAU, créateur et dirigeant de la maison DEBEAULIEU (9ème – Paris) a choisi COOCKPIT pour l’accompagner dans la transformation digitale de ses outils métier.
La solution DIGITALIS :
[1] Outil CRM : gestion de l’ensemble de la base de données contacts ; clients professionnels, contacts associés, particuliers, fournisseurs et membres de l’équipe. L’ensemble des informations est centralisée.
- Gestion des différents contacts par catégories,
- Fiches détaillées : coordonnées, ajout de plusieurs adresses, informations bancaires, conditions et moyens de paiement, …
- Espaces commentaires : échanges entre les membres de l’équipe des informations essentielles sur chaque contact.
- Dépôt de documents,
- Gestion des accès à l’application.
[2] Catalogue produit : gestion des articles et prestations vendues.
- Centralisation des produits,
- Catégorisation des articles,
- Gestion des prix et taux de TVA,
- Utilisation depuis le module de facturation.
[3] Outil de facturation : gestion complète et prise en charge de tout le workflow de facturation : du devis à la comptabilité.
- Création et édition de devis,
- Génération de factures d’acomptes,
- Création et génération automatiques de factures,
- Génération d’avoirs,
- Affectation et répartitions des paiements,
- Connexion à la partie CRM et Catalogue produit,
- Affectation à un lieu de production,
- Gestion des différents taux de TVA,
- Gestion des remises,
- Export des documents au format PDF,
- Personnalisation des mentions de facturation,
- Export des informations comptables (journal de vente).
[4] Gestion de projet : suivi des projets et de la production associée.
Mutualisation de l’information,
Gestion des tâches à réaliser,
Connexion à Google Agenda,
Réalisation de bons de production à destination des équipes,
Analyse du budget : gestion des frais, dépenses, coûts humains, marge et facturation,
Mise en place de récurrence pour les projets réguliers,
Dépôts de documents,
Échanges de messages entre les membres de l’équipe,
Accès réglementé des équipes.
[5] Accès freelances : interface accessible aux freelances.
Dépôt des factures freelance,
Affectation à des projets ou des réalisation,
Suivi de la facturation,
Remontée des informations dans le suivi du budget.
[6] Suivi des livraisons : accès facilité aux livreurs.
Suivi des livraisons à réaliser,
Accès aux informations clés : contact, adresses, horaires de livraison,
Suivi des livraisons à l’aide de la signature des clients,
Interface facilitée pour l’utilisation depuis un smartphone (solution PWA).
[7] Pilotage des données financières : depuis le tableau de bord, accès aux informations clés de l’entreprise :
Chiffre d’affaires réalisé au cours des 12 derniers mois :
Accès aux informations mois par mois,
Actualisation des données en temps réel,
Filtres par lieux de production.
Suivi de la facturation en cours :
Analyse des factures en retard de paiement,
Suivi des factures arrivant à échéance,
Répartition en fonction des échéances.
SCREENS
L’ensemble des données et chiffres présentés ci-dessous sont des informations fictives données à titre d’exemple.