Facilitez votre transition vers la facture électronique : conseils pour une gestion financière conforme

Le vent du changement souffle sur le monde de la gestion financière des entreprises ! Avec l’adoption de la loi de finance rectificative pour 2022, la réforme de la facturation électronique est en marche. À l’heure actuelle, la date exacte de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique n’est pas encore connue. Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, cette date sera définie ultérieurement dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.

A terme, toutes les entreprises assujetties à la TVA, de la plus petite à la plus grande, devront se conformer à cette réforme majeure en émettant et en recevant leurs factures sous format électronique. Cette transition vers le numérique promet des avantages considérables en termes d’efficacité, d’économies de coûts et de développement durable.

Dans cet article, Coockpit vous partage des conseils et éléments clés à prendre en compte pour une gestion financière conforme et performante. On vous dit tout juste ici !

28 août 2023

La facture électronique, comme son nom l’indique, est un document commercial qui atteste des transactions d’achat ou de vente de biens et services. Contrairement à la facture papier traditionnelle, la facture électronique est entièrement créée, transmise, reçue et archivée sous forme numérique. Son format est soigneusement conçu pour être aisément lisible à la fois par les êtres humains ainsi que par les systèmes informatiques. De plus, elle est rigoureusement conforme à toutes les exigences légales en vigueur.

En plus des mentions déjà imposées, la facture électronique telle que définie par la réforme, devra comporter de nouvelles mentions obligatoires suivantes :

• Le numéro SIREN du client (ou numéro intracommunautaire)
• La catégorie de l’opération (livraison de biens ou prestation de service)
• L’adresse de livraison
• L’option prise pour le paiement de la TVA d’après les débits le cas échéant

Attention à ne pas confondre la facture électronique avec la facture dématérialisée, qui, elle, correspond à une facture papier numérisée !

La mise en place de la facturation électronique implique un changement majeur dans le processus d’émission et de réception des factures. Désormais, il ne sera plus possible d’envoyer directement une facture à son client ou de la recevoir de son fournisseur par voie traditionnelle.

Les entreprises pourront opter pour le portail public de facturation (PPF) préconisé par le gouvernement français. Ce portail offre un moyen efficace de traiter les données des factures et de les transmettre automatiquement à l’administration fiscale.

Une autre option consiste à utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration. Cette solution facilitera également l’émission et la réception des factures électroniques en toute conformité avec la réforme.

Avec ces nouvelles solutions en place, les entreprises pourront s’adapter aux exigences de la facturation électronique et garantir une gestion fluide et sécurisée de leurs factures tout en respectant les règles établies.

Il est un opérateur public qui offre des services d’échange de factures qui centralisent les données de facturation et de e-reporting pour l’administration fiscale. Il remplit les trois fonctions principales :

• Réception des factures au format normalisé : Le PPF permet de recevoir les factures électroniques dans des formats standardisés, tels que UBL, CII et Factur-X, assurant ainsi une uniformité dans le traitement des données

• Accessible pour les échanges B2B sans PDP : Il offre la possibilité aux entreprises de réaliser des échanges commerciaux entre elles sans qu’elles aient besoin d’utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
• Gestion de la comptabilité avec Chorus PRO : Le PPF s’intègre harmonieusement avec Chorus PRO, la plateforme de gestion comptable de l’administration fiscale, facilitant ainsi la transmission des données de facturation en toute sécurité

Autre avantage pour les entreprises : il est gratuit !

La plateforme de dématérialisation partenaire joue un rôle clé dans la mise en œuvre de la facturation électronique. Pour obtenir ce statut, elle doit se soumettre à une procédure d’immatriculation initiée par l’administration. Cette immatriculation, valable pour une durée de trois ans avec possibilité de renouvellement, sera soumise à des conditions détaillées par voie réglementaire.

En tant que PDP, elle bénéficie de l’habilitation nécessaire pour assurer toutes les fonctionnalités exigées par la réforme concernant la facturation électronique et le e-reporting. Cela inclut l’émission et la transmission des factures électroniques à destination du client, ainsi que la transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l’administration.

Seuls les PDP et le PPF auront l’autorisation d’envoyer les factures et les données de facturation à l’administration fiscale.

Le déploiement de la facture électronique se fera de manière progressive, à compter du 1er Juillet 2024, avec une première étape obligeant les grandes entreprises à transmettre des factures électroniques.

Ce changement peut être à l’origine de nombreuses interrogations, mais soyez rassurés, en anticipant et en prenant des mesures dès maintenant, tout se passera bien ! Ne pas attendre pour agir, mais prendre les devants dès aujourd’hui est la clé pour une adaptation réussie à la facturation électronique. En faisant preuve de proactivité, vous pourrez aborder cette évolution en toute confiance.

Voici quelques conseils pour aborder cette transition en toute sérénité :

• Actualisez vos informations : Assurez-vous de mettre à jour les données essentielles telles que le SIRET et la TVA intracommunautaire pour faciliter les échanges électroniques

• Faites un état des lieux de vos outils : Évaluez vos systèmes de gestion et de facturation actuels pour identifier les points forts et les éventuelles lacunes

• Organiser vos processus selon la nature des factures d’achat : Une organisation claire et adaptée aux différentes catégories de factures facilitera leur traitement électronique

• Favorisez l’automatisation de l’enregistrement des factures d’achats en comptabilité : L’automatisation permet de gagner du temps et d’assurer une meilleure précision dans le suivi des transactions

Coockpit vous accompagne dans la digitalisation de vos processus métiers et vous guide vers la conformité à la facturation électronique !