Pourquoi adopter un logiciel de devis ?
Le devis est l’élément clé qui détermine l’achat d’un produit ou d’une prestation par un client ou un prospect.
Il s’agit d’une proposition commerciale faite par un prestataire ou un fournisseur à son client. Plusieurs informations figurent sur ce document telles que le nom, l’adresse de l’entreprise, la raison sociale, la durée de validité du devis, les différents montants (HT, TTC…).
En plus des mentions obligatoires d’un devis, il se doit d’être professionnel, bien rédigé et sans erreurs. En effet, c’est l’image et la réputation de votre entreprise qui sont susceptibles d’être impactées dans le cas contraire. Ce document doit donc être soigné et le plus clair possible. En aucun cas sa réalisation peut être négligée.
Utiliser Excel pour la gestion des devis
Pour un grand nombre d’entreprises, l’édition de devis se fait sur des tableurs Excel ou encore sur des document Word. Cela représente sans doute un avantage en termes de coût puisqu’elles n’ont pas à s’équiper d’un logiciel. En plus, Excel est un outil simple, à la portée de tous qui ne nécessite pas forcément de connaissances particulières.
Cependant…
Utiliser Excel ou Word pour la création de devis peut devenir très vite complexe. En effet, lorsqu’une entreprise se diversifie et qu’elle est en pleine croissance elle peut être débordée. Effectivement, on note plusieurs limites à ce type d’outil :
- Des erreurs inéluctables
- Une perte de temps avec la saisie manuelle
- Des tâches répétitives
- Un outil non collaboratif
Il est donc très facile de se retrouver sous une avalanche de paperasse et de fichiers Excel. Pour éviter cela, nous vous conseillons de choisir un logiciel de devis.
Les avantages du logiciel pour gérer vos devis
Utiliser un logiciel pour l’édition de vos devis c’est profiter de nombreux avantages et se concentrer sur son cœur de métier.
Centralisation des données
Pour assurer la fidélisation de vos clients et la croissance de votre entreprise, réactivité et rapidité sont les maîtres mots. Lorsque vous recevez une demande de devis, vous devez être capable de répondre rapidement. Attention rapidité ne veut pas dire qu’il faut négliger l’édition d’un devis.
Un logiciel permet de retrouver l’ensemble des informations essentielles de vos prospects, clients, fournisseurs et partenaires, le tout sur la même base de données. Noms, adresses, modalités de paiement… Vous n’avez plus besoin de perdre du temps à jongler entre différents fichiers ou dossiers.
D’une part il vous aide dans la gestion quotidienne de votre entreprise mais il améliore également la relation avec les clients. Vous n’avez pas à solliciter leur patience grâce à l’émission rapide de devis. Ils vous font donc plus facilement confiance. Cela est essentiel pour fidéliser et élargir votre clientèle car un client satisfait c’est un client qui parle de votre entreprise autour de lui.
Gain de temps et professionnalisme
De façon générale, vous optimisez votre temps en utilisant un logiciel pour vos devis. Grâce à l’automatisation des différentes activités liées au traitement de devis.
Vous n’avez plus besoin de vous entêter avec des tâches laborieuses et chronophages liées à l’édition de devis. Calculer les différents montants, calculer les marges, remplir la fiche des clients… Tout est réalisé en un clin d’œil… Bye les erreurs et oublis ! Ce temps vous permettra d’ailleurs de vous concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée.
En plus de minimiser les erreurs, d’un point visuel vous obtenez des devis professionnels personnalisés aux couleurs de votre entreprise. Nous pouvons penser que c’est un détail mais un détail qui peut faire toute la différence. A prestation égale, que choisiriez-vous entre un prestataire qui vous envoie un devis bâclé et peu lisible et un qui vous adresse un document professionnel et soigné. Nous sommes tous d’accord pour dire que le choix est vite fait !
Vision globale et analyse des résultats
Il est souvent compliqué de réaliser un suivi de l’ensemble des documents. Un autre point fort du logiciel de devis est d’avoir une vision globale sur votre activité. Il permet de suivre en temps réel l’avancée et le statut de vos devis. Vous bénéficiez d’une vue d’ensemble de vos devis : devis en en cours d’acceptation, validés, facturés… A l’aide de toutes ces informations, vous pouvez réagir rapidement. Par exemple, une fois un devis accepté, vous recevez une notification et pouvez directement le transformer en bon de commande.
De plus, il est un outil qui vous aide dans l’analyse de vos résultats. Effectivement, suivre et analyser ses activités est une mission phare de la gestion commerciale. Utiliser un logiciel de devis vous permet de visualiser facilement le taux de conversion de vos différents devis. En identifiant rapidement les devis non acceptés, il vous aide dans la prise de décisions stratégiques.
Ce qu’il faut retenir
La gestion des devis peut devenir une vraie corvée si l’on ne dispose pas des bonnes méthodes et d’un bon outil. Grâce à ses différentes fonctionnalités, une application représente un réel atout pour mieux gérer vos devis. Gagner du temps, éviter les erreurs, analyser les résultats… Tous ces avantages que procurent un logiciel de gestion de devis vous aident à fluidifier vos processus métiers et booster votre activité.
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