Comment gérer efficacement les relations avec les fournisseurs de votre entreprise ?

Votre collaboration avec vos fournisseurs joue un rôle clé dans la réussite de votre entreprise. Entretenir une bonne relation fournisseur contribue fortement au bon développement de votre activité. Alors comment construire une relation saine et durable ? Coockpit vous partage quelques conseils pour améliorer votre relation fournisseurs.

30 janvier 2023

La relation fournisseurs est tout simplement l’interaction entre une entreprise et les différents prestataires qui lui fournissent des produits ou des services.

Elle repose sur deux aspects : Un lien commercial qui relie le fournisseur à son client et un lien financier concrétisé par le contrat.

La gestion de la relation fournisseurs est un processus clé pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur performance en établissant des relations durables et efficaces avec leurs fournisseurs. Il s’agit de la mise en place de mécanismes pour identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs les plus pertinents, et de les gérer de manière stratégique pour maximiser les avantages pour l’entreprise. Cela inclut la négociation en termes de paiement et de prix, la résolution de problèmes de qualité et de livraison, et l’évaluation de la performance des fournisseurs.

Grâce à une bonne gestion de la relation fournisseurs, les entreprises peuvent améliorer la qualité, la disponibilité et le coût des produits et services qu’elles achètent, ainsi que renforcer leur réputation et leur performance financière.

Votre relation fournisseur a une incidence sur les ressources financières de votre entreprise. Effectivement, la sélection des fournisseurs est cruciale et toutes les autres étapes de la relation fournisseur doivent être soigneusement analysées. Il est important d’identifier et analyser la santé financière de ses fournisseurs pour éviter de se trouver dans une situation contraignante (faillite par exemple). En effet, une commande non livrée, un fournisseur défaillant ou encore la différence de prix aura un impact direct sur les ressources financières de votre entreprise.

Un fournisseur peut avoir un impact considérable sur l’activité d’une entreprise, non seulement en termes financiers, mais aussi en termes de qualité des produits et des services, de disponibilité, de conformité réglementaire, de flexibilité et de sécurité de l’approvisionnement. Un seul fournisseur peut causer des perturbations majeures dans les opérations d’une entreprise s’il ne peut pas répondre aux demandes de la clientèle en raison de retards de livraison, de produits défectueux ou d’autres problèmes. Cela peut avoir des conséquences importantes sur la réputation de l’entreprise. Si un client n’est pas satisfait, c’est auprès de votre entreprise qu’il se plaindra et non pas au fournisseur. C’est donc l’image de votre entreprise qui est concernée !

Dans une démarche de RSE, les entreprises ont besoin de s’assurer qu’elles n’ont pas de fournisseurs qui pourraient nuire à leur réputation en raison de pratiques éthiques ou juridiques douteuses.

Les contrats doivent être élaborés de manière équilibrée et conforme aux lois et réglementations en vigueur, en incluant des clauses de garantie et de responsabilité pour protéger les intérêts de l’entreprise. Les entreprises doivent également s’assurer qu’ils ont les droits d’utilisation des produits et des services qu’ils achètent, et qu’ils ne contreviennent pas aux droits de propriété intellectuelle des fournisseurs. En cas de litiges, il est important de disposer des procédures de résolution de conflits dans les contrats d’achat. Enfin, les entreprises doivent s’assurer que les informations partagées avec leurs fournisseurs sont protégées par des clauses de confidentialité.

Le sourcing fournisseurs est le processus par lequel une entreprise identifie, évalue et sélectionne les fournisseurs les plus appropriés pour ses besoins en termes de produits ou de services. Cette stratégie est mise en place pour obtenir les meilleurs tarifs, les meilleurs délais de livraison, la meilleure qualité, et une meilleure flexibilité pour répondre à des besoins de l’entreprise. En bref c’est toute la recherche et l’analyse des fournisseurs pour les choisir les meilleurs. Étape clé d’une bonne gestion des relations fournisseurs, ce processus ne doit surtout pas être négligé et demande une analyse minutieuse.

• Définir les besoins de l’entreprise

Définir clairement les produits ou services que vous recherchez, ainsi que les critères de qualité et de prix qui sont importants pour vous.

• Identifier les profils recherchés

Il existe de nombreuses sources d’informations disponibles et en particulier sur Internet. Vous trouverez un grand nombre de prestataires dans les annuaires spécialisés, les salons professionnels, les réseaux sociaux professionnels, … Vous pouvez également faire appel à votre réseau pour trouver les meilleurs fournisseurs.

• Collecter des informations

Jetez un coup d’œil à leur site internet et vérifier les avis clients. Vous pouvez également prendre contact avec leurs clients actuels pour en savoir plus sur le fournisseur. Enfin nous vous conseillons dans la mesure du possible de rencontrer le prestataire.

• Évaluation des fournisseurs

Évaluez-les en fonction de critères tels que la qualité de leurs produits ou services, leur réputation, leur historique de livraison et leur capacité à répondre à vos besoins en termes de quantités et de délais.

Vous pouvez également passer par une étape de négociation une fois que vous avez sélectionné un ou plusieurs fournisseurs. Négociez les termes de l’accord, tels que les prix, les délais de livraison et les conditions de paiement. Enfin, il est important de suivre régulièrement la qualité de ses produits ou services et d’évaluer la performance du fournisseur pour s’assurer qu’il répond toujours à vos besoins.

Optez pour la mise en place d’un contrat écrit avec votre fournisseur pour éviter les malentendus et les litiges potentiels. Ce contrat devrait inclure les éléments suivants :

• Les responsabilités de chaque partie : Définir clairement les responsabilités de chaque partie, y compris les délais de livraison, les garanties et les obligations de qualité

• Les modalités de paiement : Définir les modalités de paiement, y compris les délais de paiement et les conditions de paiement

• Les conditions de résiliation : Prévoir les conditions de résiliation en cas d’inexécution contractuelle

• Les clauses de confidentialité et de propriété intellectuelle : Protéger les informations confidentielles et les propriétés intellectuelles de chaque partie

• Les clauses de résolution de litiges : Prévoir une clause de résolution de litiges pour gérer les situations de conflit de manière efficace

• Les garanties et les indemnités : Prévoir les garanties et les indemnités pour couvrir les dommages causés par une inexécution contractuelle

Il est important d’organiser des rencontres régulières avec vos fournisseurs pour discuter des points d’attention, de l’évolution de la relation, de revoir les conditions et de discuter des opportunités d’amélioration. Ces réunions peuvent se tenir chaque mois ou chaque trimestre et permettent également de discuter des performances et des améliorations possibles. Elles contribuent à maintenir une communication ouverte et une bonne gestion des relations avec les fournisseurs.

Il est primordial pour le bon fonctionnement de votre entreprise que votre fournisseur respecte les délais de livraison. A vous également de respecter vos engagements en respectant les délais de paiement. Cela montre que votre entreprise est fiable et responsable.

Les fournisseurs ont besoin de recevoir leur paiement dans les délais pour pouvoir payer leurs propres factures et continuer à fournir des produits et des services de qualité. Si les délais de paiement ne sont pas respectés, les fournisseurs peuvent devenir réticents à travailler avec votre entreprise, ce qui peut causer des retards et des perturbations dans les chaînes d’approvisionnement.

Respecter les délais de paiement des fournisseurs est également important en termes de réglementation. Il existe des lois et des règles en place pour protéger les fournisseurs et pour garantir que les entreprises paient leurs factures dans les délais.

Vous pouvez simplifier la gestion des relations avec les fournisseurs en utilisant un logiciel métier de gestion fournisseurs. Il permet de centraliser les informations sur les fournisseurs, les commandes, les paiements… L’information est plus claire et est rendue facilement accessibles à vos collaborateurs.

Choisir un logiciel métier pour la relation fournisseurs vous permet d’automatiser les processus d’achat. Il peut aider votre entreprise à mieux comprendre les performances des fournisseurs, les risques et les opportunités d’amélioration, et à prendre des décisions éclairées pour améliorer les relations avec les fournisseurs.

En utilisant un logiciel de gestion des fournisseurs, votre entreprise améliore la transparence, la rapidité et l’efficacité des processus de gestion des fournisseurs, tout en réduisant les risques d’erreurs et de retards.

Avec des enjeux de taille, la gestion de la relation fournisseurs peut impacter la réussite de votre entreprise. La sélection de vos fournisseurs ne doit donc pas être prise à la légère.

Est-ce que l’on peut comparer la relation fournisseurs à un mariage ? OUI !

Cette relation s’entretient sur le long terme et doit reposer sur la confiance et la communication. Utiliser un logiciel de gestion des fournisseurs vous offrira des avantages considérables.