Excel, faux ami pour la gestion RH de votre entreprise

Bien qu’Excel soit devenu l’outil à tout faire, il n’est pas le plus adapté pour la gestion RH de votre entreprise. Souvent utilisés lors des premiers mois d’activité, les tableurs Excel deviennent vite insuffisants. Au fil du temps, l’activité se développe et se diversifie, de nouveaux collaborateurs rejoignent l’entreprise… La gestion RH devient malheureusement ingérable.

Si vous n’en êtes pas convaincu, nous vous invitons à lire la suite de l’article. Voici 3 raisons de ne plus utiliser Excel pour la gestion des ressources humaines de votre entreprise.

24 octobre 2022

Comme nous le savons tous, la gestion des données RH est épineuse. Saisir un tas de données peut s’avérer être une tâche très chronophage. Dès lors qu’une erreur se faufile dans une feuille Excel, cela peut avoir une incidence sur la totalité des documents. Une mauvaise formule, une date erronée, ou encore un copier-coller périlleux…

Quand on se rend enfin compte qu’il y a une erreur, il faut maintenant la retrouver. On passe alors des heures et des heures à relire ligne par ligne, à examiner chaque cellule de notre fichier. Cela devient encore plus difficile quand l’entreprise est amenée à collaborer et donc partager les fichiers entre différentes personnes. Cette collaboration est forcement synonyme de multiplication d’erreurs. Ces erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences sur la productivité ou encore sur la santé financière de l’entreprise.

Envoyer accidentellement un fichier à la corbeille, oublier d’enregistrer son fichier … A qui ça n’est jamais arrivé ? Dans le meilleur des mondes, vous n’aurez qu’à contacter le service informatique qui pourra peut-être le récupérer. Cependant, le jour où votre ordinateur plante, c’est tous vos fichiers et données qui seront malheureusement perdus.

Pour anticiper ce risque, on pense donc à multiplier les copies et les versions des fichiers. Seulement, avoir un grand nombre de fichiers éparpillés un peu partout mène très souvent à une gestion critique des RH. Il est essentiel que l’ensemble des données concernant les ressources humaines soient centralisées, ce que ne permet pas Excel.

La gestion des ressources humaines d’une organisation nécessite le traitement de nombreuses données confidentielles. Il est primordial que ces données ne tombent pas dans les mains de personnes malveillantes. Choisir Excel pour sa gestion RH c’est prendre ce gros risque. Se tromper de destinataire ou envoyer la mauvaise pièce jointe c’est vite arrivé !

Certes, un tableau Excel peut faire l’affaire pour des données brutes et chiffrées. Toutefois, son utilisation est vite limitée pour une gestion optimale des RH, qui touchent un grand nombre de problématiques diverses.

Prenons par exemple la gestion des absences et congés qui est une mission RH essentielle. Il s’agit comme son nom l’indique, de gérer les absences des collaborateurs d’une entreprise. Elle recouvre toutes les absences éloignant le salarié de son entreprise physique. Il peut s’agir de vacances, maladie, formation ou encore de télétravail.

Se servir d’Excel pour gérer les absences et congés c’est augmenter le nombre d’échange entre les collaborateurs, managers, responsables RH.

D’abord informer le souhait de congés par mail (encore pire sur papier), apporter une réponse et enfin transmettre la demande au responsable RH pour avoir son accord et ce, 3 jours après. Pas top l’expérience collaborateur… On fait le même bilan du côté des managers : ces derniers ont besoin de voir en temps réel les salariés présents. Il est nécessaire d’avoir à disposition un planning de congés mis à jour automatiquement, ce qui est impossible avec Excel.

Accessible à tous, Excel semble présenter de nombreux points forts au premier abord. Ce n’est pas faux. Seulement, il présente également des faiblesses pouvant mettre en péril la gestion des RH d’une entreprise. Que ce soit en termes de temps, de visualisation ou encore de sécurité, il est nécessaire d’envisager une autre solution pour la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Ainsi, choisir un logiciel de gestion vous permettra de simplifier et améliorer la gestion de vos données RH.

Les modules de Coockpit vous donnent la possibilité de centraliser toutes de vos données RH au sein d’une seule et même solution pour gagner en productivité !