Comment améliorer la gestion des congés et absences ?

La gestion des absences et congés du personnel est une mission essentielle qui a une grande incidence sur le fonctionnement et en général sur la santé d’une entreprise. La multitude de types de congés ne simplifient pas la gestion RH d’une organisation.

L’équipe RH doit donc veiller au respect de l’ensemble de réglementations qui concernent les absences et congés. Mais ce n’est pas tout, de nombreuses autres choses sont à prendre en compte pour assurer la bonne gestion des absences. Coockpit vous partage quelques conseils pour optimiser la gestion des congés et absences d’une entreprise.

05 décembre 2022

Les différents types de congés

Lorsque l’on entend « congés », le premier type de congé auquel on pense est le congé payé. Pourtant les congés ne se résument pas ce type de congés. Ils existent de nombreux autres types d’absences dont le salarié peut bénéficier selon certaines situations. Parmi les principaux types de congés nous pouvons retrouver :

  • Le congé payé, connu de tous correspond à une période pendant laquelle le salarié ne travaille pas mais perçoit quand même son salaire comme s’il était en poste.
  • La RTT : réduction du temps de travail, que peut bénéficier un salarié dont la durée de travail est supérieure à 35h par semaine. Cela dépend de la convention ou d’un accord avec l’entreprise
  • Le congé sans solde, absence non rémunérée accordée par l’entreprise
  • Le congé maternité ainsi que le congé paternité
  • L’arrêt ou le congé maladie qui a lieu lorsqu’un collaborateur est temporairement inapte à travailler
  • Le congé sabbatique qui est encadré par une législation précise
  • Les congés pour événements familiaux tel qu’un mariage, une naissance, le décès d’un proche…
  • Les divers congés de formation

Les enjeux de la gestion des congés et absences

La gestion des congés et absences est un challenge pour le service des ressources humaines d’une entreprise. D’une part, une mauvaise gestion des congés peut fortement impacter les performances de l’entreprise.

Recevoir une demande de congé, vérifier le solde du collaborateur, envoyer la demande au responsable, vérifier le planning, accepter ou refuser et enfin mettre au courant le collaborateur. Au premier abord, cela peut paraître simple et direct quand l’entreprise est composée de peu d’employés. Mais comment s’y retrouver lorsque l’entreprise se développe et se diversifie.

Une mauvaise organisation des congés peut entrainer un affaiblissement de la productivité, une surcharge de travail, une réorganisation de dernière minute, … tout ça à cause de l’absence d’un collaborateur ou plusieurs collaborateurs.

D’autre part, ne pas gérer efficacement les congés des collaborateurs peut engendrer une baisse de motivation chez certains. Effectivement, un salarié qui se voit refuser à plusieurs reprises ses congés, ou qui éprouve un sentiment d’iniquité peut le mener à des absences injustifiées. Globalement, une mauvaise gestion des congés peut entraîner des tensions entre les collaborateurs.

Baisse d’engagement, absentéisme, … Ces anomalies peuvent d’autant plus impacter la réputation de l’entreprise pour qui cela représente un coût très élevé.

Nos conseils pour améliorer la gestion des congés du personnel

Toutes ces difficultés de coordination et gestion des congés et absences nous permettent de mettre en œuvre différentes solutions pour mieux les gérer. Coockpit vous propose 3 conseils pour vous aider à mieux organiser les congés et absences de votre entreprise.

Entretenir une veille constante sur les contraintes légales

En premier lieu, il est primordial d’être au point sur la réglementation des congés. L’équipe RH se doit d’être constamment en veille et de souvent faire une  mise à jour de ses connaissances techniques et légales. Les règles autour des congés sont nombreuses, d’autant plus qu’il existe divers cas particuliers concernant les absences et congés.

Anticiper les absences

Nous savons tous à quel point le mois de mai comme Noël ou encore l’été peuvent être synonyme de galères en termes de gestion de planning. De plus, certaines absences sont prévues mais d’autres surgissent de manière inattendue. C’est pourquoi il est essentiel d’anticiper ces absences.

D’une part cela vous permettra de ne pas recevoir toutes les demandes en même temps. Il s’agit donc d’anticiper pour mieux coordonner les congés de tout monde mais aussi de mettre en place des solutions stratégiques.

De plus, vos collaborateurs ne seront pas dans le doute, surtout quand ils doivent s’organiser pour leurs vacances qui font souvent l’objet de réservation de billets d’avions et de location de maison…

Faire preuve de compréhension et être flexible

Chaque entreprise est différente et a ses particularités. Il n’existe donc pas de règles universelles.

Bien évidemment, vous devez prendre des décisions qui seront bénéfiques pour le bon fonctionnement et la santé de votre entreprise. Cependant, il ne faut pas oublier le côté humain. La compréhension et la flexibilité doivent être prises en considération.

Le principal est de trouver le bon équilibre entre performances de l’entreprise et bien être de vos équipes.

Responsabiliser les collaborateurs

La bonne gestion des congés et absences est un défi partagé entre le responsable RH et ses collaborateurs. Effectivement, c’est au responsable RH de fixer les principes d’organisation concernant les absences mais les collaborateurs doivent aussi être intégrés dans cette gestion. Il est très important d’accorder une certaine part d’autonomie aux collaborateurs dans l’organisation de leurs congés et absences. Cela permettra d’améliorer le dialogue et les relations au sein des équipes.

Utiliser un logiciel de gestion des absences et congés

Afin d’améliorer la gestion des congés et absences, les grandes entreprises comme les PME ont tout intérêt à se tourner vers un logiciel. En effet, il vous accordera un grand nombre d’avantages non négligeables.

Votre logiciel RH vous permet de visualiser rapidement l’ensemble des congés de tous vos collaborateurs et ce en temps réel. Arrêt maladie, congés payés ou encore congés sans solde, en un coup d’œil vous avez une vue sur les collaborateurs absents et présents.

Investir dans un logiciel de gestion d’absences et congés met fin à la multitude d’allers-retours entre collaborateurs, managers, responsables… Il vous fait gagner un temps considérable dans toute la gestion des absences. En effet, en un seul clic vous pouvez accorder des congés en lot lors des fermetures générales de votre entreprise par exemple.

Comme dit précédemment, il est important de responsabiliser ses équipes. A l’aide de votre outil, tous les collaborateurs ont la possibilité de voir sur une période précise qui sera absent. Il leur permet donc de mieux coordonner les équipes de votre entreprise.

Enfin, les calculs de solde de congés sont un peu complexes. Le logiciel RH permettent d’automatiser ces calculs. Que ce soit pour les RH ou l’ensemble de vos collaborateurs, vous avez accès rapidement à ce solde et au suivi des absences et congés de chaque salarié.

En bref

La gestion des congés et absences est une mission phare de la gestion RH d’une entreprise. Bien qu’elle puisse être une mission chronophage et fastidieuse, elle est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise.

Tenir une veille constante, anticiper, responsabiliser les équipes sont des méthodes à mettre en place qui amélioreront la gestion des congés et absences. Enfin, le logiciel RH est l’une des clés qui vous assure une gestion optimale des congés et absences.

Votre entreprise est unique. C’est pourquoi notre module de gestion d’absences et congés Coockpit s’adapte à votre environnement managérial et légal. Intuitif et sur mesure, il est votre allié pour l’organisation des congés des collaborateurs de votre entreprise !