La facture électronique

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant avec le secteur public ont l’obligation de déposer leurs factures sur le portail Chronus au format dématérialisé. Le projet de loi prévoit désormais d’appliquer ce système entre entreprises privées dès le 1er juillet 2024, une bonne raison de s’intéresser à la facture électronique.

Qu’est ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture comportant les mêmes informations qu’une facture classique, mais au format électronique. Contrairement à la facture classique, tout le processus de la facture électronique se fait de manière digitale (création, envoi et conservation), et celle-ci se doit d’être envoyée à une adresse de facturation électronique.

Les objectifs d’une facture électronique

  • Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA et anticiper les litiges. 
  • Renforcer la compétitivité des entreprises via une réduction des coûts et du traitement des factures.
  • Réduire les délais de paiement et accélérer la transmission.

Les prérogatives de la facture électronique

Pour qu’une facture puisse être réalisée sous format électronique, celle-ci doit respecter 3 prérogatives. Une facture électronique se doit de garantir :

  • L’authenticité de son origine : l’identité de son émetteur doit être garantie et certaine.
  • L’intégrité de son contenu : le contenu de la facture ne doit pas pouvoir être modifié et toute modification doit pouvoir être détectée.
  • Sa bonne lisibilité.

Pour respecter ses obligations, la facture doit être sécurisée par l’intermédiaire d’une signature électronique, d’une conservation ou d’un archivage électronique, et d’un EDI (Echange de données informatisées) pour télétransmettre les factures. 

Les différents formats de la facture électronique

L’article 289 du Code Général des impôts a défini la facture électronique, et celle-ci recouvre 3 formats. 

  • La facture pdf : il s’agit d’une facture au format PDF qui ne répond à aucun standard prédéfini. 
  • La facture structurée EDI : ce format comprend des données brutes qui sont structurées en fonction d’un cahier des charges défini par les partenaires pour satisfaire les exigences de l’EDI (l’échange de données informatisé).
  • Format X : la Facture X est un format européen qui se compose d’un PDF couplé à un fichier de balises XML permettant la lecture informatisée de la facture. Les balises indiquent les mêmes informations de la facture que celles visibles sur le pdf. C’est le format transitoire qui est conseillé pour les TPE/PME et qui répond à la norme européenne N16931.

Les avantages de la facture électronique

Outre l’obligation légale, dématérialiser ses factures offrent de nombreux avantages, tant pour les entreprises que pour leurs clients et l’environnement.

Tout d’abord, cela permet d’optimiser les processus d’échanges car l’ensemble des factures sont transmises beaucoup plus rapidement. Passer à la facture électronique permet de réduire les coûts d’envoi, car vous n’avez plus besoin de les imprimer et de les envoyer par courrier. Cela garantit également un gain de temps précieux car les factures en ligne s’envoient en quelques instants. Vous passez ainsi moins de temps à créer, envoyer et archiver vos factures et permettez une rapidité de traitement. Vous réduisez également le risque d’erreur lié à la saisie manuelle et permettez une meilleure traçabilité car il n’y pas de risque de pertes de factures et toutes les actions sont enregistrées : vous savez qui créée la facture, quand et comment. Leur archivage est simplifié car tout est stocké dans un cloud. Au quotidien, cela offre une amélioration des délais de paiement et de recouvrement et une accélération des flux entre les clients et les fournisseurs/partenaires extérieurs. Enfin, la facture électronique est un choix plus écologique, car cela ne requiert aucune utilisation de papier, réduisant ainsi les émissions de CO2.

 

15 février 2022

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Ainsi, d’après le nouveau calendrier, à partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises auront l’obligation d’être en position de recevoir et d’accepter les factures électroniques.

 Quant à l’obligation d’émettre, elle sera progressive à partir de 2024 : 

  • 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
  • 1er janvier 2025 pour les ETI
  • 1er janvier 2026 pour les PME, TPE

 Ainsi toutes les entreprises pourront anticiper l’obligation d’émettre dès lors que toutes les entreprises peuvent recevoir.

 N’attendez plus, passez à la facture électronique dès aujourd’hui !