En 2022, dites au revoir à Excel !

À travers cet article, nous allons vous démontrer pourquoi il est temps d’en finir avec les fichiers Excel pour la gestion des temps et des absences. 

De nombreuses entreprises démarrent leurs plannings par l’utilisation d’Excel, et bien que facile d’utilisation, il ne faut pas être sorcier pour se rendre compte que ce n’est pas l’outil le plus adapté pour gérer et organiser son activité. 

Dès lors que la gestion des données et la mise à jour des fichiers Excel requièrent de nombreuses heures de travail par jour, il y a matière à se demander si cet outil est à conserver.

Gérer des plannings nécessite que les informations soient mises à jour en continu. En travaillant sur Excel, cela représente un temps de travail monstre de saisie et d’organisation des données pour les équipes RH. Chaque petit changement – ajout ou suppression d’une cellule – augmente également les risques d’erreur. Des erreurs qui peuvent avoir des conséquences importantes et coûter cher à une entreprise. 

Par le nombre croissant d’informations, les fichiers tendent également à prendre des proportions importantes qui ralentissent leur temps d’ouverture. Une source de stress supplémentaire et une perte de temps que les collaborateurs se passeraient bien.

En outre, il est presque impossible pour les collaborateurs de travailler en simultané sur un même fichier. Ainsi, pour arriver à des plannings à jour, Excel requiert qu’une personne s’occupe de centraliser et de saisir l’ensemble des données, pour ensuite les extraire et les envoyer aux équipes. Outre la perte de temps, cela mobilise au quotidien, un, voire plusieurs collaborateurs sur des tâches à faible valeur ajoutée.

De plus, dans un monde de plus en plus digital et de plus en plus mobile, les fichiers Excel ne peuvent pas être consultés partout et sur n’importe quelle interface. Son utilisation se limite principalement aux ordinateurs et ne permet pas aux collaborateurs géographiquement éloignés ou en mobilité d’accéder aux fichiers. 

Enfin, lorsque les enjeux de vos plannings sont de retrouver rapidement qui sont les employés en congés, ou qui sont les employés affectés à tel projet etc., Excel n’est pas approprié. En effet, il est difficile d’avoir une vision globale des informations clés pour prendre des décisions rapidement. Excel n’est donc pas un bon outil de pilotage, il ne permet pas d’avoir une vision instantanée et détaillée de l’organisation. 

 

Le logiciel de gestion : un outil indispensable pour la planification

Ainsi, afin de simplifier et de piloter aisément les temps et les congés de vos collaborateurs, nous avons créé des modules spécialement conçus pour répondre à tous vos besoins de planification. 

Les modules suivi des temps et congés et absences permettent à vos employés de saisir directement leur temps journalier ou hebdomadaire et ce depuis n’importe quel appareil, via une seule et même interface. Les collaborateurs sont également en mesure de s’impliquer directement en faisant eux-mêmes leurs demandes de congés. 

Au quotidien, vos managers RH se voient réduire leur temps consacré aux tâches administratives et à faible valeur ajoutée. Ils n’ont plus à saisir manuellement l’ensemble des heures et congés, mais les valident directement depuis l’interface. En un clic, ils ont accès à l’ensemble des plannings et peuvent piloter aisément l’activité des collaborateurs grâce à des tableaux de bords performants.  

15 février 2022

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