Audit de l’existant et formalisation du besoin, une étape indispensable pour mettre en place un projet digital dans votre entreprise

Chaque entreprise est unique, elle a donc des besoins qui lui sont propres. Par conséquent, les solutions qui lui sont proposées doivent elles-mêmes être spécifiques pour répondre de la façon la plus pertinente possible à ses besoins. Chez Coockpit, nous sommes conscients que l’analyse de la spécificité de l’entreprise et de ses besoins est un gain de temps précieux pour apporter une réponse sur-mesure, pérenne et de qualité.

C’est pourquoi, lorsque nous accompagnons un client dans un projet de développement d’une application ou d’un projet digital, nous commençons par une première étape, indispensable : l’audit de l’existant et la formalisation du besoin.

Commencer un projet digital sans audit représente un danger qui peut avoir de nombreuses conséquences. Imaginez-vous construire une maison sans définir un plan préalable ?

Nous sommes tous d’accord pour dire qu’une maison doit se construire sur des bases solides, pour tenir debout dans la durée !

De même, l’audit permet d’établir un plan stratégique, de définir les objectifs, les intervenants, le planning et les étapes, afin d’ancrer le projet digital sur des bases stables et sur le long terme.

Sans cette base stratégique, le projet digital court le risque de passer à côté de l’objectif, et par manque de recul, de s’effondrer rapidement.

Foncer la tête dans le guidon peut donner l’illusion d’un gain de temps en début de projet, or, le manque de recul et d’analyse stratégique aura des conséquences désastreuses, coûteuses en temps et en argent.

Il n’est pas question pour notre équipe de déployer un outil générique, ou de simplement paramétrer un outil. Il s’agit de concevoir, ensemble, une application métier sur-mesure qui se greffe à votre entreprise, et qui fait corps avec son fonctionnement interne.

Notre force réside dans ce temps d’analyse approfondi au cœur de votre entreprise qui nous permettra de répondre aux questions :  Comment fonctionne l’entreprise au quotidien ? Quels sont les différents services qui seront concernés par l’application métier ?

Notre immersion dans votre organisation et notre prise en compte de tous les processus et acteurs déjà en place sont les gages de réussite de votre future application métier.
Notre objectif est simple : optimiser votre organisation pour être plus productif et pour minimiser les coûts dûs à des tâches à faible valeur ajoutée et à des processus répétitifs, au profit de votre rentabilité durable.

Nous posons un regard d’expert sur l’analyse de votre fonctionnement actuel, afin d’optimiser au maximum les performances du projet, et la rentabilité de votre investissement.
« Le projet n’est pas une dépense, c’est un investissement » : chez Coockpit, nous en sommes convaincus, et nous sommes conscients que ce retour sur investissement doit être rapide.
C’est pourquoi, nous débutons la phase d’audit au plus tôt, en amont de la phase de développement technique du projet digital.

Analyse de la situation actuelle : audit fonctionnel et organisationnel

L’audit commence par un temps d’immersion dans l’entreprise (généralement deux jours) afin de découvrir et d’appréhender l’organisation de l’entreprise, l’ensemble de ses services, de ses collaborateurs et des outils digitaux déjà mis en place. L’audit est donc à la fois fonctionnel et organisationnel.  Il se base sur la collecte et l’analyse de données existantes, autant quantitatives que qualitatives au sein de l’entreprise. Nous prévoyons donc un temps d’échange avec le dirigeant de l’entreprise, en tant que maillon clé dans la réussite du projet, mais également avec les équipes impliquées.

3 actions successives fondent la réalisation de l’audit :

Écouter => Comprendre => Analyser

Écouter : à travers un échange avec le dirigeant sur l’organisation de l’entreprise, des réunions collectives en équipes, des entretiens individuels sous forme d’interviews…
Comprendre : l’analyse du fonctionnement de l’entreprise, permettra de l’optimiser grâce aux leviers du digital
Analyser : la collecte des données aussi bien qualitatives que quantitatives, permet de cerner l’organisation et les problématiques rencontrées par l’entreprise.

Cartographier les processus au sein de l’entreprise

La phase d’analyse permet d’élaborer une cartographie de l’entreprise et de ses processus, qui permettra de faire le lien entre l’analyse fonctionnelle et le développement technique de la solution.
La cartographie de l’entreprise est un véritable scanner du fonctionnement interne de l’entreprise.
Elle permet de répertorier et de modéliser les processus qui composent son système d’information, et de les représenter graphiquement.
Dès lors, cette cartographie est très utile pour identifier les interactions entre les processus existants, de déterminer ceux qui sont obsolètes, ceux qui sont stratégiques, ceux qui sont à éradiquer, ceux qui sont à optimiser.

Identifier les leviers d’action les plus favorables à l’entreprise

L’audit est un état des lieux qui mettra en lumière les failles éventuelles de l’entreprise, les points de blocages, les dysfonctionnements, aussi bien que les opportunités d’amélioration.
La phrase d’analyse va permettre d’identifier les leviers d’action où le digital va apporter une vraie valeur ajoutée à l‘entreprise. Par exemples :

  • Automatiser les tâches répétitives (souvent chronophages)
  • Automatiser et/ou éliminer les tâches à faibles valeurs ajoutées
  • Faciliter la communication et la collaboration entre les équipes
  • Éviter la perte de données
  • Sécuriser Les informations (ex. signature électronique ou encore archivage électronique)
  • Faciliter les échanges avec l’externe (ex. Espace client connecté)
  • Etc.

Proposition d’optimisation et définition des axes de travail

Coockpit vous apporte un regard extérieur et expert pour mettre à niveau la performance de votre entreprise et pour faire les bons choix stratégiques, notamment sur votre système d’information, vos processus métiers et workflows, ainsi que sur votre stratégie digitale. La phase d’analyse de l’audit permet d’identifier les axes d’amélioration ainsi que les solutions à mettre en place à court, moyen et long termes.

Un état des lieux critique de l’organisation, des ressources humaines et des outils de travail est réalisé pour identifier les axes d’amélioration dans les processus métier et leur « maturité digitale »
A l’issue de l’audit et de la formalisation du besoin, l’équipe de Coockpit remet plusieurs livrables au client :

  • Etat des lieux techniques et organisationnels
  • Support de présentation du CoPil (Comité de Pilotage)
  • Comptes Rendus des réunions et entretiens
  • Recommandations stratégiques sur la digitalisation des processus métiers, approche QCD (Qualité, Coût, Délai)

L’ensemble de ces documents permet non seulement d’identifier les axes de travail dans le cadre du développement de l’application métier, mais également de les segmenter et de les prioriser.
L’idée n’est pas de livrer un cahier des charges avec toutes les fonctionnalités de l’application, mais d’appréhender le projet dans sa globalité, en collaboration avec l’entreprise.

Nous travaillons – par la suite – en effet en méthode Agile avec des Sprints de développement, qui sont des cycles courts de développement réguliers qui permettent d’avancer par lot, petit à petit, et de s’adapter aux imprévus et aux changements éventuels en cours de projet. L’équipe de Coockpit s’appuie sur la force de l’agilité qui permet d’avoir une vue globale sur chaque projet digital, et de le dérouler étape par étape en fournissant des livrables au fil de leur développement, opérationnels tout de suite pour le client.

Ainsi, les recommandations stratégiques livrées seront accompagnées du chiffrage du projet de développement de l’application métier, par la définition du nombre de sprints, et donc d’un budget et d’un temps nécessaire à sa bonne réalisation.

Au final, l’application métier sera développée à partir d’une connaissance solide et d’une analyse fine de votre organisation et de vos processus, complétées par nos recommandations métiers et technologiques.

Vous souhaitez être accompagné dans la réalisation de votre application métier ou de votre projet digital, en bénéficiant d’un audit approfondi de votre entreprise, de ses processus pour mieux formaliser vos besoins et déployer une solution sur-mesure ? Coockpit est l’interlocuteur qui répondra à vos besoins.  Contactez-nous pour appliquer notre méthodologie à votre activité.